Elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung

Die Kreisverwaltung bietet E-Mail und Online-Formulare bei den jeweiligen Angeboten im Internet.

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung per E-Mail übermitteln, auch bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
  • Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:

    *.RTF (Rich Text Format)
    *.PDF (Portable Document Format ab Version 1.3)
    *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
    *.JPG, *.TIF, *.PGM, *.PBM, *.PNG (Standard Bildformate)

 

Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der empfangenden Stelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.

  • Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Kreisverwaltung nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
  • E-Mails sollten (inkl. Anlagen) nicht mehr als 5 Megabyte Umfang haben. Die maximale Obergrenze beträgt 100 Megabyte.
  • Aufgrund immer stärkerer Virenverbreitung per E-Mail werden von der Kreisverwaltung geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen. E-Mails, die Scripte enthalten, werden abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden könnten.
  • Einige Dateierweiterungen sind gesperrt, da es sich um Programme handelt, die ungewollt zur Ausführung kommen können. Sie sollten unbedingt in Ihrem Postkorb nachschauen, ob ihre Email von uns abgewiesen worden ist.
  • Werden E-Mails, die Scripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten, an die Kreisverwaltung geschickt, so wird die Nachricht abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt. Einige E-Mails können bei der Kreisverwaltung in die sogenannte Quarantäne gestellt werden und werden dann manuell überprüft. Sie bekommen dann keine Nachricht. Die Übermittlung der Email erfolgt dann allerdings zeitverzögert, da sie nicht automatisch zugestellt wird.
  • Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Kreisverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.
  • Bitte senden Sie der Kreisverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Kreisverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Im Übrigen stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenen Briefs.
  • Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, geht die Kreisverwaltung davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  • Sofern eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis erforderlich ist, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
  • Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten somit von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Verwenden Sie deshalb für vertrauliche Informationen an die Kreisverwaltung keine E-Mails.
  • Für Dokumente, die der Schriftform genügen müssen (d. h. in der Regel, dass eine Unterschrift erforderlich ist), weichen Sie bitte auf die papiergebundene Kommunikation aus.


Im Übrigen verweisen wir auf die Regelungen des Art. 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NW (VwVfg NW):

"Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) . . .

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronische