eBehördenakte EN: Kreisstädte legen die Papierarbeit ad acta

Die Stadtspitzen und der Landrat des EN-Kreises freuen sich über gelungene Zusammenarbeit in Sachen eBehördenakte. Bild: Stadt Witten, Jörg Fruck

Ein wichtiges Thema stand auf der Agenda, als die Stadtspitzen und der Landrat des Ennepe-Ruhr-Kreises vergangene Woche im Wittener Rathaus zusammen kamen: Die Digitalisierung. Genauer: Es ging um die "eBehördenakte EN" - die elektronische Version der klassischen Behördenakte. Warum in Witten? Weil die Ruhrstadt bei der Arbeit mit der elektronischen Akte seit mehr als zehn Jahren ein bundesweiter Vorreiter ist. An den Wittener Verwaltungsstandorten Rathaus und Brauckstraße sind heute mehr als 90 Prozent der Arbeitsplätze mit der eAkte versorgt.

Bürgermeisterin Sonja Leidemann: "Wie Sie sehen, wird derzeit unser Wittener Rathaus saniert. Und in diesem Zusammenhang hat es von Anfang an eine wichtige Rolle gespielt, dass wir auf keinen Fall mit tonnenweise Papierakten umziehen wollten." Das hat Witten längst geschafft. Monitor, Maus und Tastatur ersetzen die Papierberge. Nächster Schritt sei jetzt, "in die Digitalisierung des Kreises mit einzusteigen". Daher unterstützt Witten seine Nachbarn bei der Einführung der eAkte.

eBehördenakte EN" - was sperrig klingt, ist für die Städte im Ennepe-Ruhr-Kreis ein wichtiger Schritt zu Vereinfachung und Vereinheitlichung der Behördenarbeit. Nicht nur, weil die eAkte Platz spart, wo früher Papierordner ganze Räume füllten, sondern auch, weil sie ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnet. Innerhalb einer Verwaltung - aber auch für einen ganzen Landkreis.

Zusammenarbeit der Behörden untereinander wird optimiert

Eine eAkte kann wie eine Papierakte befüllt werden. Allerdings ist es wesentlich einfacher, elektronische Dokumente, wie beispielsweise E-Mails dort unterzubringen. Auch die digitale Zusammenarbeit von Ämtern wird dadurch schnell und unkompliziert. Wo früher eine Papierakte auf einem Schreibtisch lag und damit für andere nicht einsehbar war, können heute bei Bedarf mehrere Menschen in eine Akte schauen. Für jemanden, der eine Auskunft haben möchte - ob Kollege oder Bürger -, lautet die Antwort dann nicht mehr: "Ich melde mich die Tage" sondern im Idealfall: "Geben Sie mir kurz Zeit, das nachzuschauen".
Obendrein ist mit der eAkte nachhaltiger Datenschutz möglich, denn Lese- und Schreibzugriffe sind klar geregelt. Jede Änderung in einer Akte wird dokumentiert und kann nachvollzogen werden.

Interkommunales "Kompetenzzentrum eBehördenakte EN"

Vergangene Woche schlossen sich die Städte des Ennepe-Ruhr-Kreises nun in einem symbolischen Akt zum interkommunalen "Kompetenzzentrum eBehördenakte EN" zusammen. Landrat Olaf Schade beschrieb den Schritt im Sinne seines "Solidarpaktes EN" so: "Man muss die eAkte ja nicht zwei oder drei Mal erfinden und sich innerhalb eines Landkreises verkämpfen. Für uns war klar, wir machen das gemeinsam!"
2017 haben erste Städte mit der Hilfe von Mitarbeitern der Stadt Witten mit der Einführung der eBehördenakte begonnen. Der technische Betrieb der Server bleibt jeweils vor Ort in den Städten und wird von den IT-Abteilungen der Städte sichergestellt. Die IT der Stadt Witten übernimmt den Betrieb der komplexen Software auf den Servern. Darüber hinaus wird Unterstützung beim täglichen Betrieb in den Fachbereichen und bei der Einführung der eBehördenakte in weiteren Bereichen der Verwaltungen geleistet. Auch eine Servicehotline und ein Schulungsangebot sind eingerichtet.

Sechs Städte sind bereits dabei

Unterschrieben haben neben Witten zunächst sechs Städte, deren Räte der Beteiligung am Kompetenzzentrum bereits zugestimmt haben: Gevelsberg, Wetter, Herdecke, Hattingen, Schwelm und Sprockhövel. Die Stadt Ennepetal will ihre Entscheidung in der kommenden Woche im Rat treffen. Die Stadt Breckerfeld ist noch in der Entscheidungsfindung.
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung wird nach Unterschrift der Stadtspitzen dem Landrat übergeben - zur Genehmigung durch die Kommunalaufsicht. Natürlich nicht auf dem Postweg, sondern digital per E-Mail.

Quelle: Pressemitteilung Stadt Witten