Kreisverwaltung verabschiedet sich vom Papier

Aktenordner als Auslaufmodelle: Die Kreisverwaltung stellt mehr und mehr Verfahren auf elektronische Akten um./Foto: UvK/Ennepe-Ruhr-Kreis

Online Termine vereinbaren, Fahrzeuge abmelden oder ein Wunschkennzeichen reservieren, Formulare am heimischen Computer finden und ausfüllen, die Pressemeldungen der Kreisverwaltung abonnieren oder eine Bewerbung papierlos auf den Weg bringen - diese Beispiele zeigen: Der Ennepe-Ruhr-Kreis bietet den Bürgern im Internet seit Jahren nicht nur Informationen an, sondern macht Dienstleistungen auch digital möglich.

„Diese Dinge helfen Zeit zu sparen, weil beispielsweise der Besuch bei uns überflüssig oder zumindest planbarer wird“, so Guido Langenfeld, eGovernment-Beauftragter im Schwelmer Kreishaus. „Mit dem, woran wir gerade mit den Kollegen aus allen Fachbereichen arbeiten, gehen wir in den nächsten Jahren jetzt weitere Schritte. Die Ziele lauten, Akten und Vorgänge papierlos zu führen und Bürgern die Dienstleistungen von Behörden leichter zugänglich zu machen.“

Papier und Stauräume in Schränken werden Geschichte

Ein Zauberwort in diesem Zusammenhang heißt Dokumentenmanagementsystem. Im Einsatz ist es bereits in der Zulassung-, Führerschein- und Bußgeldstelle sowie in der Kreiskasse. Aktuell wird es im Ausländeramt erprobt, im Jobcenter laufen die Vorbereitungen. In beiden Bereichen greift die Kreisverwaltung auf die gemachten Erfahrungen zurück, profitiert von ihrem technischen Know-How.

Worum geht es? „Letztendlich werden die Papierinhalte der bisher vorhandenen Aktenordner digitalisiert und abgespeichert. Anträge, Bescheide, Vermerke, Briefe, Emails, Auszahlungsbelege - alles ist dann auf Knopfdruck abrufbar“, erläutert Langenfeld. Papier und Stauräume in Schränken sind Geschichte. Weitere Vorteile: Auf eine elektronische Akte können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen, der Stand der Bearbeitung ist stets erkennbar und archiviert wird automatisch.

„Wenn wir Erfolg haben wollen, müssen wir alle Beteiligten mitnehmen“

Konkret geht es im Moment darum, im Ausländeramt mehr als eine Million Einzelseiten aus Akten zu 25.000 Fällen durch einen externen Dienstleister einscannen zu lassen. Parallel läuft der Testbetrieb, damit das Zusammenspiel von eingesetzter Software und Dokumentenmanagementsystem reibungslos funktioniert. „Ähnlich wird der Ablauf beim Jobcenter sein. Unser Ziel ist es, beide Bereiche weitestgehend papierlos in ihr neues Dienstgebäude umziehen zu lassen“, skizziert Langenfeld den Zeitplan.

Zudem werde angestrebt, spätestens in drei Jahren mindestens jedes dritte Sachgebiet, jeden zweiten Mitarbeiter komplett digital arbeiten zu lassen. Dieser Fahrplan sowie die eGovernment-Strategie der Kreisverwaltung wurde Ende letzten Jahres Beschäftigten und Politik vorgestellt. „Wenn wir Erfolg haben wollen, müssen wir alle Beteiligten mitnehmen“, setzt Kreisdirektorin Iris Pott auf Transparenz und Information.

Beim eGovernment arbeiten Kreis und Städt sehr gut zusammen

Parallel zur elektronischen Akte arbeiten Kreis und Städte an einem gemeinsamen Serviceportal im Internet. Dort sollen Bürger zukünftig unabhängig von Zuständigkeiten die Angebote und Anträge finden können, die sie gerade benötigen. „Einzelheiten dazu werden die Beteiligten im Laufe des ersten Halbjahres gemeinsam bekannt geben“, so Pott.

Für den publizierten Eindruck, die interkommunale Zusammenarbeit in Sachen eGovernment laufe deshalb gut, weil der Kreis sich nicht beteilige, hat die Kreisdirektorin keinerlei Verständnis. „Die Städte und wir sind ständig in Gesprächen, bereiten vieles gemeinsam und in Absprache vor. Die Zusammenarbeit klappt sehr gut“, stellt Pott, die den interkommunalen Arbeitskreis eGovernment initiiert hat und leitet, für die Kreisverwaltung klar.

Austausch und Kooperation zahlen sich für alle Beteiligten auch in barer Münze aus. „Obwohl wir vom Serviceportal den geringsten Nutzen haben, beteiligen wir uns. Damit sinken die Lizenzkosten für die Städte erheblich“, so Pott. Ähnlich sehe es beim Dokumentenmanagementsystem aus. Auch hier konnten durch die Zusammenarbeit der Kreisverwaltung und der Stadt Witten die Konditionen für alle Beteiligten verbessert werden.